Kako sinkronizirati Outlook.com kategorije e-pošte s Outlookom 2013

Mnogi od nas koji koristimo Outlook.com također vole iskoristiti prednosti sinkronizacije s programom Outlook 2013 (a.k.a. Outlook desktop) za pristup našu e-poštu putem ove Office aplikacije.

Nažalost, ova sinkronizacija ima neka ograničenja i slabosti. Ono što sam najviše primijetio u svom iskustvu je da prema zadanim postavkama kategorije e-pošte koje se prikazuju u Outlook.com nisu sinkronizirane (Outlook kategorije su ekvivalentne Gmail oznaka). Međutim, malo sam istraživao rješenje koje omogućuje da vidimo u programu Outlook 2013 kategorije dodijeljene svakoj e-poštiOvaj post objašnjava kako to implementirati korak po korak.

Kako funkcioniraju Outlookove kategorije

Prije svega, mislim da je dobro objasniti koje su to osobitosti Outlooka koje nas dovode do ovog problema, ali u isto vrijeme ostaviti otvorena vrata za rješenje (iako želite može se pomicati i otići ravno na korake rješenja).

"

Kada smo počeli koristiti Outlook.com (web pošta) otkrili smo da već postoji niz kategorija i filtara prema zadanim postavkamakoji rade bez potrebe da bilo što konfiguriramo. Među ovim zadanim kategorijama nalazimo sljedeće:"

• Društvena ažuriranja: Grupne e-poruke s Twittera. Facebook, LinkedIn i slično
• Bilteni: dodjeljuje se reklamnim ili informativnim biltenima tvrtki
• Grupe: se dodjeljuje svim adresama e-pošte s distribucijskih popisa kao što su Google grupe)
• Dokumenti ili fotografije: se dodjeljuju prema privicima sadržanim u e-porukama
• Ažuriranja dostave: E-pošta za praćenje dostave grupnih proizvoda

E-pošta se dodjeljuje ovim i drugim kategorijama pomoću filtara koji su zadani, a koje ne možemo uređivati ​​niti čak znamo koja su pravila. Međutim, možemo stvoriti nove filtre koji dodjeljuju e-poštu ovim kategorijama. Na primjer, ako otkrijemo da kategorija Social Updates propušta e-poštu s Pinteresta, moguće je novo pravilo tako da se takve e-poruke dodjeljuju toj kategoriji.

Također je moguće kreirati nove kategorije, za koje možete kreirati odgovarajuće filtere i pravila, a također je moguće ručno označite e-poštu da biste im dodijelili kategoriju, izvornu ili kreiranu od strane korisnika.

"

Jednom ovdje, ako pristupamo Outlook.com putem Outlooka 2013 i stvorili smo neke korisničke kategorije>to pokazuje potonje (i samo ovo drugo), ali u ograničenom način . Kategorije u programu Outlook 2013 imaju boje i omogućuju vam izvođenje radnji pretraživanja, ali ove na prvi pogled sinkronizirane kategorije nemaju. Prikazuje se samo bezbojni blok s nazivom kategorije."

"

Što bi se dogodilo da u programu Outlook 2013 stvorimo kategoriju s potpuno istim nazivom i dodijelimo joj boju? Odgovor je da radi za naše potrebe. Stvaranjem ekvivalentne kategorije, sve poruke e-pošte Outlook.com s oznakom tog naziva pojavit će se u programu Outlook 2013 s njegovom dvostrukom kategorijom>"

Problem koji sada moramo riješiti je što učiniti da se izvorne kategorije također sinkroniziraju. Evo kako to riješiti i postići potpunu sinkronizaciju.

"Prvi korak: Pretvorite sve izvorne Outlook kategorije u korisničke kategorije"

"

Kao što je prije objašnjeno, informacije iz ručno stvorenih kategorija već su dostupne u Outlooku za stolna računala, ali ne i iz izvornih oznaka koje Microsoft uključuje prema zadanim postavkama u svojoj web-pošti. Da bismo to riješili, moramo konvertirati te kategorije u kategorije korisnika"

To možemo postići stvaranjem filtra/pravila sa sljedećom strukturom:

"

Za kreiranje pravila moramo kliknuti gumb opcija u gornjem desnom kutu, odabrati Upravljanje pravilima>"

"

Ovo se mora ponoviti za sve izvorne kategorije za koje želimo da budu prikazane u programu Outlook 2013. I idealno, kategorija korisnika> "

"

Kada to bude učinjeno, vjerojatno ćemo htjeti sakriti izvorne izvorne kategorije, tako da popis oznaka ne bude zatrpan s duplikatima. To možemo učiniti s ploče Upravljanje kategorijama>"

Čineći ovo, rješavamo se potrebe za gledanjem dvostrukih kategorija, au isto vrijeme možemo raditi samo s kategorijama koje se mogu sinkronizirati s radnom površinom. Ali trebamo još jedan korak da dovršimo trik.

Drugi korak: Stvorite u programu Outlook 2013 ekvivalentnu kategoriju za svaku Outlook.com kategoriju

Sada samo moramo stvoriti ekvivalente u programu Outlook 2013. Da bismo to učinili, moramo otići u prozor s kategorijama (kartica Početna > Kategoriziraj > Sve kategorije) i kreirati novu kategorije koje imaju točno isti naziv kao Outlook.com oznake koje želimo sinkronizirati. Ako postoji razlika od 1 znaka, Outlook se neće podudarati između oznake koja dolazi s poslužitelja i one koju smo upravo stvorili, tako da morate brinuti o podudaranju imena.

Onda svakome dodijelimo boju, a po želji i prečicu na tipkovnici i to je to! , sve poruke e-pošte Outlook.com koje se od sada sinkroniziraju uključivat će odgovarajuću kategoriju ili oznaku u boji. Najbolje od svega, to je prava sinkronizacija, pa kada dodjeljujete oznaku e-pošti s radne površine, ova će se promjena odraziti na poslužitelju ( sve dok lokalni i imena kategorija poslužitelja odgovaraju).

Bonus: brza pretraživanja iz kategorija

Kako bismo još više iskoristili kategorije, možemo ih usidriti na traku za brzi pristup (popis gumba koji se nalazi iznad vrpce) filter za brza pretraživanja prema kategoriji.

"

Da biste to učinili, prvo morate aktivirati način pretraživanja>" "

Naravno, Outlook pretraživanje prema zadanim postavkama daje nam rezultate iz svih mapa e-pošte kada započinje pretraživanje iz unosa ulazne pošte, a ovo ponašanje također utječe na filtar kategorije koji smo upravo prikvačili.Ako to želimo promijeniti da dobijemo rezultate samo iz trenutne mape, moramo otići na Datoteka (plavi gumb) > Opcije > Traži i tamo odabrati Uključi rezultate samo iz trenutne mape. Ako u budućnosti želimo napraviti pretragu koja uključuje sve mape, nema problema, jer u panel za pretraživanje postoji opcija za promjenu ove opcije za posebne slučajeve (bez mijenjanja zadane opcije)."